Elektronische Zustellung durch Behörden

Ab 1.1.2020 tritt das Recht auf elektronischen Verkehr mit Behörden in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt müssen alle Bundesbehörden die elektronische Zustellung ermöglichen. Gleichzeitig werden Unternehmen verpflichtet, für Behörden im Weg der elektronischen Zustellung erreichbar zu sein.

Ab 1.12.2019 ist mit elektronischen Zustellungen seitens der Behörden in den Postkorb der Unternehmen im Unternehmensserviceportal zu rechnen. (Achtung: E-Zustellung ist kein E-Mail!) 

Versendet eine Bundesbehörde künftig ein elektronisches Dokument, so wird als erstes das Teilnehmerverzeichnis abgefragt, ob der Empfänger elektronisch adressierbar ist. Ist dies möglich, wird das Dokument unter „MeinPostkorb“ gelegt, welches für Unternehmer im Unternehmensserviceportal (https://www.usp.gv.at) eingerichtet ist.

Im Juli 2019 wurden unter anderem Teilnehmer von FinanzOnline, die dort nicht auf die elektronische Zustellung entsprechend der Bundesabgabenordnung verzichtet haben, automatisch an das Teilnehmerverzeichnis übermittelt. Die Daten können in Finanzonline jederzeit von den Betroffenen überprüft und adaptiert werden. Den Teilnehmern von FinanzOnline wurde diesbezüglich ein Schreiben in ihre Databox gestellt.

Um an der E-Zustellung teilzunehmen, müssen grundsätzlich folgende Schritte gesetzt werden:

  1. Bürgerkarte/Handy-Signatur aktivieren: Um E-Zustellungen empfangen zu können, ist eine Authentifizierung erforderlich. Dies erfolgt am besten über Handy-Signatur bzw. Bürgerkarte. Es gibt mehrere Möglichkeiten zur Aktivierung: elektronisch mit den FinanzOnline Zugangsdaten oder persönlich in einer Registrierungsstelle (z.B. in vielen Bezirksstellen der WKO) oder im Finanzamt.
  2. Registrierung am Unternehmensserviceportal (USP): Zur Abholung von E-Zustellungen muss das Unternehmen am USP registriert sein. Die Registrierung ist z.B. mit der Handy-Signatur, über FinanzOnline oder beim Finanzamt möglich. Im Zuge der Registrierung wird ein USP-Administrator des Unternehmens festgelegt.
  3. Einrichtung des Postbevollmächtigten im USP: Der USP-Administrator kann entweder alle E-Government Anwendungen selbst wahrnehmen oder einzelne Funktionen, wie den Postbevollmächtigten, an eine oder mehrere Personen im Unternehmen vergeben. Dieser Postbevollmächtigte kann anschließend mit seinen persönlichen Zugangsdaten die E-Zustellungen für das Unternehmen abholen. 
  4. Registrierung zur elektronischen Zustellung: Sobald im „Teilnehmerverzeichnis“ des USP eine E-Mailadresse vorhanden ist, unter der ein Unternehmen von der E-Zustellung eines Schriftstückes verständigt werden kann, gilt das Unternehmen als registriert. Dies erfolgt zum Großteil automatisch, daher ist nicht immer eine aktive Registrierung erforderlich:

    a) Kein weiterer Handlungsbedarf besteht für folgende Teilnehmer, da diese automatisch in das Teilnehmerverzeichnis übernommen werden:

    b) Eine aktive Registrierung zur E-Zustellung muss in folgenden Fällen vorgenommen werden:

    • kein FinanzOnline-Teilnehmer
    • kein ERV-Teilnehmer
    • keine Registrierung bei einem behördlich zugelassenen Zustelldienst

    Für diese aktive Registrierung gibt es zwei Möglichkeiten:

  5. Überprüfung der Registrierungsinformationen im USP: Im USP können die E-Mailadressen eingesehen, korrigiert bzw. ergänzt werden. Weiters können unter „Mein Postkorb“ (Einstellungen) folgende individuelle Anpassungen vorgenommen werden: Abwesenheiten, Definition der gewünschten Dateiformate, De-/Aktivierung der Weiterleitung in den ERV, Aktivierung der nachweislichen Zustellung unter Verwendung der Bürgerkarte/Handysignatur etc.

Quelle: Wirtschaftskammer Österreich